Les réunions sont un moyen de partager la créativité, au sein d’un groupe de personnes, un même niveau de connaissance sur un sujet ou un problème et de prendre des décisions collectivement. La décision prise en équipe multiplie les compétences et les points de vue.

Avant la réunion :
La date de la réunion doit être prévue au minimum 15 jours à l’avance, afin de permettre l’envoi des invitations et des convocations aux participants dans des délais décents. En fonction du nombre de participants, il est nécessaire de trouver une salle de réunion libre à une date où les participants sont disponibles. Diffuser l’ordre du jour à l’ensemble des participants, en précisant notamment le lieu ainsi que l’heure de début et de fin de la réunion. Éventuellement transmettre un plan d’accès récapitulant les principales facilités (métro, arrêt de bus, gare) à proximité du lieu de la réunion. Si possible et afin d’optimiser l’efficacité des échanges, un document préparatoire, envoyé préalablement à la tenue de la réunion et situant le contexte, faisant éventuellement apparaître quelques questions clés, permettra aux participants de mieux préparer leur intervention.
Attention !
Le stationnement difficile aux abords du lieu de la réunion ou sa mauvaise signalisation (plan voire absent) peut occasionner d’importants retards.

Juste avant :
- Disposition des tables en rond afin que chaque participant puisse avoir un maximum d'interlocuteur en vis à vis (effet stenzor)
- Mise à l'aise des participants en leur servant un café en début de réunion ou bien de simples bouteilles d'eau
- Lancement d'un tour de table permet à chacun de se présenter brièvement et ainsi de permettre aux nouveaux ou aux personnalités extérieures de situer la fonction de chaque intervenant.

Pendant la réunion :
- Récapitulatif du relevé de décision précédent
- Définition des objectifs et du plan cadencé
- Désignation d'un rapporteur : prise de notes des éléments d'information apportés, des questions laissées en suspens, des décisions prises et des objectifs assignés avec un responsable désigné pour la mise en œuvre de chacune des actions, avec une date prévisionnelle.
Attention !
Une animation soporifique crée des apartés entre petits groupes de personnes et un manque d'assiduité pouvant aller jusqu'à l'endormissement de certains participants. Au contraire, une animation stressante (mettant sous tension) et autoritaire mène à une réticence à la prise de parole.

À la fin de la réunion :
- Lecture des éléments important de la prise de note
- Convenir d’une date commune pour la tenue de la ou des réunion(s) suivante(s).
- Photocopiage de la prise de note et distribution à tous les participants.
- Signature de la feuille d'émargement

Après la réunion :
- Rédiger le compte-rendu « à chaud », directement suite à la réunion, car les notes prises au cours de la réunion font appel à la « mémoire à moyen terme ». Le compte-rendu doit notamment faire apparaître les points suivants : (objet de la réunion, date de la réunion, participants (et excusés), ordre du jour, résumé de chaque point de l’ordre du jour, relevé de décisions.
- Envoie du compte rendu par courriel ou courrier

Remarques :
Si vous avez à votre disposition un tableau blanc ou un paper-board désigner un scribe, utile pour faire des schémas ou des explications nécessitant un support en cours de réunion. le scribe peut également utiliser un vidéoprojecteur, et utiliser un logiciel de brainstorming comme Freeplane.

Le fait de convoquer trop de monde amène une difficulté supplémentaire pour l'animateur et peut donner lieu à une impression de flottement dans l'organisation, certaines personnes pouvant rester longtemps à l'écart du débat ou de la discussion.

Les participants doivent écouter l’avis de chacun afin de retenir la meilleure solution, qui doit reposer sur un consensus et non un compromis. Lors d’un consensus, l'accord sur un problème se fait sur la base du consentement mutuel et non par l’arbitrage d’un tiers ou un vote. Le vote tend en effet à produire des gagnants et des perdants ce qui nuit à l'harmonie de l'équipe.

Voir aussi :
La réunion de rentrée