Le trésorier

"Servir sans s'asservir et sans se servir"

Un bénévole doit trouver un juste milieu entre s'asservir à sa tâche et se servir de son poste pour en tirer un avantage abusif. S'asservir à sa tâche peut d'ailleurs parfois amener le bénévole à se servir de son poste pour en tirer un avantage abusif par logique de compensation.

Il n'est pas un simple caissier ou comptable. Il est l'un des principaux maillons de l'équipe dirigeante de l'association. C'est le responsable de la politique financière définie par la direction de l'association. Il trace les objectifs des dépenses à engager pour réaliser le programme d'activité. Il prépare le budget prévisionnel de l'association en accord avec les objectifs à cours, moyens et long termes. Il propose les objectifs à atteindre au plan des ressources.

Attention !
Les enseignants travaillent pour l'association et avec le trésorier et non pour le trésorier.

Le trésorier établit le budget prévisionnel, il soumt les choi à faire à toute l'équipe. Une fois les décisions prises, il conduit le budget et favorise la prise de responsabilité de tous.

Il est garant de la gestion comptable de l'association :
- soit en assurant seul dans une petite structure la tenue des livres des opérations (dépenses - recettes),
- soit en se faisant assister par des comptables professionnels

Il se préoccupe des rentrées financières et interpelle la direction quand c'est nécessaire :
- Il suit l'avancée des objectifs fixés pour le nombre des adhérents.
- Il propose les moyens pour les recettes à rentrer par les activités et services.
- Il établit les demandes de subventions et les adresse aux organismes compétents.

Au besoin, avec d'autres responsables, il fait les démarches nécessaires et suit la rentrée des fonds en fonction des promesses.

Il effectue les opérations de dépenses définies sous la responsabilité de la direction :
- Il rembourse de frais, règlement des factures
- Il transmet régulièrement des cotisations.

Il assure la relation entre l'association et le banquier :
- Il établit le plan de trésorerie
- Il gère l'excédent de trésorerie en le plaçant au mieux par rapport aux critères de placement
- Il pourvoit au manque de trésorerie par l'ouverture d'une ligne de découvert ou par la mise en place d'autres relais de trésorerie

Il présente périodiquement au Conseil la situation financière :
- les fond disponibles,
- les dépenses à engager et...
- les recettes à pourvoir en relation avec le budget fixé

Il assure les relations régulières avec le trésorier fédéral ou national (dans le cas d'une association fédérée)
- Il établit le compte rendu sur les engagements pris par l'équipe,
- Il répond aux circulaires concernant les finances

Il établit le rapport financier annuel pour le soumettre au Conseil et à l'Assemblée Générale ou aux commissaires aux comptes avant toute Assemblée Générale.

Le trésorier établit chaque année le budget prévisionnel et le soumet au Conseil :
Il le présente à l'Assemblée Générale pour adoption définitive.

Dans l’association 1901 tout autant que dans l’entreprise, la maîtrise du domaine financier est déterminante pour le succès du projet ; la fonction financière est donc stratégique et elle doit faire l’objet de précautions particulières.

Trop souvent les petites associations ont tendance à nier la contrainte financière, en s’en désintéressant ou en la négligeant. Or la contrainte financière est inhérente au projet ; elle est source de dynamique. Il est toujours plus bénéfique de l’apprivoiser plutôt que de la passer sous silence.

La rareté de la ressource financière impose une utilisation efficace et prudente de l’argent, que le budget de fonctionnement soit important ou modeste. C’est là la première priorité de la fonction financière et la mission principale du trésorier.

Nous listons ici les principales tâches que recouvre la fonction financière :
- L'établissement des bulletins de paie
- Le suivi des dépenses et des comptes bancaires
- La préparation et le suivi du budget
- Les relations financières en interne et avec les tiers
- La transparence du fonctionnement financier
- Les demandes de subventions

Il faut mentionner à part toutes les tâches qui sont relatives à la comptabilité : mise en place du système comptable, saisie des écritures, édition des documents de synthèse. Dans toutes les associations qui tiennent une comptabilité, ces tâches relèvent autant du suivi financier que de la fonction administrative.

Paiement


Carnet de reçu (1,85 €) tamponné par le club avec le montant, la date d’encaissement désiré, l’objet et le nom de l’adhérent concerné servant de base à la comptablité.	Caisse à monnaie d'environ 15 € pour garder à l'abris l'argent et le carnet de reçu. On peut également y mettre un stylo et des enveloppes. À partir de ce classeur, fabriquez un tableau récapitulatif des paiments avec la date d’encaissement désiré si c'est un chèque, la date de remise si c'est du liquide, l’objet et le nom de l’adhérent.

Le montant du paiement (210 €/an) comporte l'adhésion, la licence et la cotisation :
- Le montant de l'adhésion (17 €/an) est l'argent qui revient au club pour tous les frais administratifs (fixé et révisé annullement par le club)
- Le montant de la licence (34 €/an) est l'argent qui revient à la Fédération Française de Jùdô (fixé et révisé annullement par la Fédération Française de Jùdô)
- Le montant de la cotisation (160 €/an) est l'argent qui est utiliser pour financer les différents services dispensé par le club (fixé et révisé annullement par le club)
- 8 euros pour les adhérents non-maternelle et ne possédant pas de passeport sportif datant de moins de 8 ans.
La cotisation doit être réglée intégralement à l’inscription.
La cotisation annuelle peut être payée en 3x70 €.
Tout trimestre commencé est dû.
1er trimestre : du premier jour d'octobre inclus au dernier jour de décembre inclus
2e trimestre : du premier jour de janvier inclus au dernier jour de mars inclus
3e trimestre : du premier jour d'avril inclus au dernier jour de juin inclus
La montant du paiement des élèves s'inscrivant du premier jour de septembre inclus au dernier jour de septembre est de 32 euros (c'est dire le montant de la licence)
Une remise de 20 euros est accordée aux parents ayant plusieurs enfants inscrits la même année.

Un adhérent :


	Septembre	1er trimestre : Oct-Nov-Déc	2e trimestre Janv-Févr-Mars	3e trimestre Avr-Mai-Juin
Arrivée	40 € (34 € pour les anciens)	218 € (210€ pour les anciens) - 186€ pour ceux ayant commencé en septembre soit 70€ x 2 + 38€ + 8€ (178€ pour les anciens)	148€ (140€ pour les anciens)	78€ (70€ pour les anciens)
Remboursement de départ	0 €	140 €	70 €	0 €

Deux adhérents de la même famille (kazoku) :


	Septembre	1er trimestre : Oct-Nov-Déc	2e trimestre Janv-Févr-Mars	3e trimestre Avr-Mai-Juin
Arrivée	80 € (64 € pour les anciens)	416 € (400€ pour les anciens) - 352€ pour ceux ayant commencé en septembre soit 140 x 2 + 56€ + 8€ x 2 (336€ pour les anciens)	276 € (260 € pour les anciens)	136 € (120 € pour les anciens)
Remboursement de départ	0 €	260 €	120 €	0 €

Le trésorier peut aussi aiguiller les nouveaux adhérents potentiels vers des aides au financement.

Tous paiements en liquide sera systématiquement remis dans une enveloppe ouverte avec le montant, la date, l’objet et le nom de l’adhérent concerné. Après vérification de l’enseignant, l’enveloppe sera refermée et une attestation de paiement sera remis systématiquement où figureront le montant, la date, l’objet et le nom de l’adhérent concerné. Une facture proforma pourra être délivré à la demande des adhérents.
Au dos des règlements par chèque, il doit être inscrit l’objet et le nom de l’adhérent concerné. une attestation de paiement sera également remis systématiquement où figureront le montant, la date, l’objet et le nom de l’adhérent concerné.

* Une tel charge de travail ne peut être assurées que par un enseignant à temps plein (et certainement pas par les enseignants à temps partiel !). Fréquemment, les clubs ne peuvent pas employer un enseignant à temps plein. C'est la raison pour laquelle, la plupart de ces fonctions sont très souvent assurées par des bénévoles du club selon leur nombre (tai), leurs compétences (ghi) et leurs degrés d'investissement (shin).