Le secrétaire

La loi sur les associations de 1901 laisse une grande liberté sur les modes de gestion et d’organisation des associations. La composition, le mode de nomination et le rôle des dirigeants de l’association sont laissés à la liberté des statuts (sauf cas particuliers exceptionnels). Dans la majorité des cas, selon leur taille, les associations sont dotées d’un président, de vice-président(s), d’un trésorier et d’un secrétaire. Les attributions du secrétaire et son rôle sont alors uniquement définis par les statuts, complétés le cas échéant par un règlement intérieur. En général, il revient au secrétaire de l’association d’assurer les tâches administratives et juridiques, à savoir essentiellement la correspondance de l’association, d’établir les convocations et les comptes-rendus des réunions, ainsi que de tenir les différents registres et les archives. Tout au long de l’année, le secrétaire de l’association doit veiller à accomplir un certain nombre de tâches obligatoires ou indispensables, sans lesquels l’association ne peut pas correctement fonctionner.

Attention !
Les enseignants travaillent pour l'association et avec le secrétaire et non pour le secrétaire.

Publier au JO toutes modifications des statuts de l’association :
L’une des missions prioritaire du secrétaire est d’adresser à la préfecture les modifications survenues au sein de votre association. Selon la loi 1901, toutes modifications dans l’administration ou les statuts de l’association doivent être obligatoirement communiquées en préfecture dans un délai de trois mois à partir de la date de l’AG. Passé ce délai, les décisions modificatives seront caduques. Pour la préfecture, en l’absence d’un procès-verbal modifiant les dirigeants, ce sont toujours les anciens dirigeants qui sont considérés comme responsables.
En cas de dissolution de l’association par l’assemblée générale, il est indispensable de la déclarer afin de ne pas engager la responsabilité de ses dirigeants si elle n’a plus lieu d’être ensuite. La responsabilité des dirigeants reste toujours engageable sur les actes posés durant la vie de l’association et leurs conséquences directes après la dissolution.
Concernant le règlement intérieur, les modifications que vous pouvez y apporter ne doivent pas faire l’objet d’une publication au JO. Les conditions de modifications du RI doivent être prévues par les statuts (exemple : validation des modifications par le CA, par le bureau, par l’AG…)
Une fois reçu le récépissé de préfecture attestant des modifications statutaires ou le numéro de parution au Journal officiel, le secrétaire doit soigneusement les ranger pour éviter de les perdre. Des copies pourront vous être demandées pour attester de l’existence légale de votre association. Si ces documents ne sont plus en votre possession, vous pouvez toujours les demander au bureau des associations de votre préfecture.

Tenir à jour le registre spécial :
Le secrétaire doit, conformément à l’article 5 de la loi 1901, tenir un registre spécial. C’est une des rares pièces obligatoires prévues par la loi 1901. Afin d’écarter toute accusation de fraude, les feuilles du cahier doivent être indissociables et numérotées, et les informations consignées « de suite et sans blanc ». Chaque feuillet doit être paraphé par le représentant de l’association (souvent le président).
On y consigne :
• les modifications dans l’administration ou dans la direction de l’association (changement de bureau, du CA…) ;
• les modifications des statuts.
Il convient de reporter les modifications en indiquant la date du récépissé de déclaration modificative fournie par la préfecture. Il est important de renseigner correctement le registre spécial. En effet, son absence, un défaut de consignation ou une irrégularité peut être sanctionnée d’une amende allant de 450 € à 900 €, et parfois entraîner la dissolution de l’association. Il devra être présenté aux autorités judiciaires ou administratives chaque fois qu’elles en feront la demande.

Faire appliquer les statuts de l’association :
Une association est définie par ses statuts. Les membres d’une association sont liés par le contrat que constituent les statuts. En outre, elle est régie, quant à sa validité, par les principes généraux du droit applicables aux contrats et obligations (art. 1er de la loi 1901).
La première fonction du secrétaire est de connaître et de veiller au respect de ce cadre légal. Pour cela, il faut avoir lu plusieurs fois les statuts : en comprendre l’esprit, saisir les objectifs de l’association, les apprendre pour répondre à tous les problèmes.

Informer les membres de l’association de la tenue de réunion :
Les réunions de l’association constituent un espace de communication qui doit être optimisé. Le secrétaire a en charge de planifier et organiser les réunions de l’association : réunions de bureau, CA, AG. Lorsque la date et le lieu de la réunion sont fixés, le secrétaire doit informer les participants par courrier, par voie d’affichage ou par mail. L’annonce devra comporter la date, l’heure et le lieu de la réunion ainsi que l’ordre du jour et doit être communiquer plusieurs jours avant l’évènement suivant les dispositions prévues par vos statuts (en général quinze jours pour le CA et AG).

Rédiger le compte rendu des réunions :
Pendant les réunions, le rôle du secrétaire est stratégique : il doit à la fois prendre des notes pour constituer le compte rendu et faire le lien avec les décisions passées. Mais il doit également veiller aux respects des statuts et être prêts à répondre à tout problème, en particulier lors des réunions statutaires (CA, AG).
Après la réunion, la diffusion du compte-rendu est capitale. Il est à noter que le procès-verbal n’aura de valeur juridique que s’il est approuvé lors de la réunion suivante.
Le secrétaire peut être obligé d’intervenir dans le journal de l’association ou dans la presse, et veiller à ce que les informations rapportées soient conformes à la réalité.

Tenir le fichier des adhérents à jour :
Lors de l’adhésion des étudiants, le secrétaire doit archiver les fiches d’adhésion et constituer un fichier. L’adhérent est un étudiant qui a souscrit à une convention d’association. Le minimum est qu’il connaisse les termes de cette convention.
Il faudrait donc qu’il puisse avoir accès aux statuts et au règlement intérieur de l’association, c’est une question de transparence ! Toutefois, le secrétaire peut utilement rédiger une note de synthèse présentant l’esprit des statuts, les objectifs de l’association et le parcours de décision.
Le secrétaire peut également recevoir les étudiants qui le souhaitent pour discuter du fonctionnement de l’association.

Archiver et classer tous les documents utiles à la vie de l’association :
Le fait de disposer d’archives utilisables peut constituer un véritable patrimoine pour l’association, un capital d’expérience et d’informations qui permet, au minimum, un gain de temps appréciable ! En plus des pièces relatives aux réunions de l’association, d’autres pièces peuvent être utiles à conserver : versement de subventions, dossiers de partenariat, signature de contrat, journal de l’association, campagne électorale… Tous ces documents ne sont d’aucun intérêt lorsqu’ils sont édités, puisque tout le monde les connaît, mais ils peuvent être importants pour vos successeurs. La consultation de vos archives vous évitera de commettre des impairs avec vos partenaires qui eux peuvent se rappeler de vous !

Idée !

Vous l’avez compris, le secrétariat est l’un des postes-clés de l’association. Toutefois le secrétaire peut être aidé dans sa tâche par un secrétaire adjoint, avec lequel il pourra partager certaines tâches, un vice-président communication, qui prendra en charge la communication externe, et un vice-président chargé du développement, qui aura la mission de s’occuper plus spécifiquement de la gestion et du développement des adhérents.

Extrait du règlement interieur concernant le secrétariat :

Conditions d'inscription

Un tableau d'inscription est nécessaire afin de ne pas inscrire trop d'élève à un même cours dés la prise de contact.
Tableaux d'inscription par cours :

Cours du vendredi de 17h30 à 18h30
Nom
Prénom
Naissance
Grade
       
Classeur à levier 180° "Active Plus" de Leitz - dos 5 cm - fermeture par élastique (entre 8 € et 11 € pièce) servant de receptacle à toutes les pochettes transparente contenant les dossiers d'inscription. Un classeur de couleur différent par antenne, des intercalaires de couleur différente par catégorie d'âge mais identique dans chaque classeur et rangé dans l'ordre alphabétique. À partir de ce classeur, fabriquez un tableau récapitulatif des dossiers d'inscription.

L'organisation du classeur :
Chaque adhérent occupe 2 pochettes transparentes :
- page 1 dédié au club : un recto avec la fiche d'inscription (avec chèque) + un verso avec la fiche droit d'image
- page 2 dédié à la FFJDA : un recto avec le formulaire FFJDA (avec photographie) + un verso avec le certifical médical

Deux semaines de séance d’essai sont accordées à titre gratuit en cas de non inscription.
Les adhérents ont une période d’un mois pour remettre le dossier d’inscription complet rempli et signé
Les dossiers d’inscription seront remis agrafé dans une pochette plastique avec en tête la fiche récapitulative de case à cocher. Ce dossier comportera :
- la fiche récapitulative de case à cocher (à ne pas remplir)
- Le règlement intérieur signé
- La fiche d’inscription remplie et signée
- L’autorisation parentale remplie et signée
- L’autorisation de droit d’image remplie et signée
- La licence remplie et signée
- Une enveloppe avec nom, prénom, année de naissance

L'enveloppe servira à recueuillir :
- le formulaire adhésion à la F.F.J.D.A. de la saison en cours remplie et signée
- le paiement de l'adhésion + la cotisation + le prix de la licence
- la fiche d'adhésion au club remplie et signée
- une photographie d’identité récente avec son nom, son prénom, son année de naissance ainsi que la saison en cours au dos afin de
     - la scanner et la télécharger sur le site de la F.F.J.D.A. afin qu'elle aparaisse sur la carte de licence pour facilité l'indentification
     - la coller sur le passeport sportif des adhérents non-maternelle et ne possédant pas de passeport sportif datant de moins de 8 ans
Attention le poids de cette photographie doit être inférieur à 20 ko.
- règlement intérieur signé
- L’autorisation parentale remplie et signée
- L’autorisation de droit d’image remplie et signée
certificat médical (Article L3622 du code de santé publique) attestant l’absence de contre-indication à la pratique de l’activité physique et sportive pour laquelle elle est sollicitée
- le certificat médical (Article L3622 du code de santé publique) attestant l'absence de contre-indication à la pratique du jùdô, du jųjųtsų, du kendô ou autre discipline associée y compris en compétition qui sera daté de moins d'un an le jour de la dernière la compétition de la saison.

Tout changement d’adresse ou de numéro de téléphone fixe ou portable doit être communiqué au club dans des délais raisonnables.

Tableaux de gestion :
Les dossiers d'inscription :

Nom
Prénom
Phographie
Inscription
Droit d'image
Licence
Certificat
Paiement
Mode
trassabilité
passeport sportif
recueil d'infos
couverture
compétition
couverture
compétition
couverture
financement
trassabilité
Les informations :
Nom
Prénom
Date
Naissance
Passeport
Grade
Poids
Taille
Adresse/
Courriel
Noms des
Responsables
Professions Responsables
Téléphones
Responsables
trassabilité
caté. d'âge
pédagogie
compétition
pédagogie
catégorie
jùdôgi
communication
trassabilité
sécurité
recherche
bénévoles
sécurité

Le départ d'un membre du comité directeur doit toujours faire l'objet d'une cérémonie de remerciement.