a) Les statuts
Les statuts définissent le contrat qui lie les membres du club. Ils stipulent notamment :
le titre et les buts de l'association (article 1 à 3) ;
la composition : qui est membre, comment le devient-on, comment perd-on la qualité de membre ?
les obligations et les droits des membres ;
l'administration et le fonctionnement de l'association. Qui compose le comité directeur, le bureau, l'assemblée générale ? La périodicité des réunions, les conditions de validité des décisions, les pouvoirs du comité directeur et de l'assemblée générale...
les conditions de fusion, de dissolution de l'association ainsi que les modalités de changement des statuts.

Les principes généraux sont dictés par l'article 5 de la loi du 1er juillet 1901 et doivent être mis en conformité avec l'arrêté du 19 juin 1967.
Cependant chaque fédération sportive impose ses propres modalités de détail à ses associations ce qui implique que les statuts déposés à la préfecture soient en conformité avec les statuts exigés par la fédération à laquelle l'association veut s'affilier. Il convient donc de s'adresser à cette fédération au moment de la création.

b) L'Assemblée Générale
Elle comprend tous les membres de l'association. Cependant dans certaines grandes associations (fédération, comité...) où l'on peut réunir tout le monde, comme les comités ou les fédérations, il existe un système de délégués qui représentent un ensemble d'adhérents (les clubs, une région, les entraîneurs, les pratiquants, les officiels, les sportifs de haut-niveau, etc.). Ce système de représentation est défini par les statuts.
Les membres de l'Assemblée Générale ont, en principe, tout pouvoir de décision. Cependant le manque d'information, d'intérêt et la périodicité des réunions (en général tous les ans), font que le rôle de l'Assemblée Générale se limite à un rôle de contrôle et de proposition. Elle entend à ce titre :
— le rapport moral : exposé par le Président. Il contient les grandes orientations de la politique de l'association et engage l'avenir de l'association, ce qui peut faire l'objet d'un vote ;
— le rapport d'activité présenté par le secrétaire de l'association se contente d'énumérer les activités de l'années écoulée, les résultats sportifs notamment ;
— le rapport financier élaboré par le trésorier, présente le bilan et les comptes de l'année écoulée. Ce rapport peut être parfois précédé par un rapport des commissaires aux comptes chargés de vérifier ce budget, et désignés par l'association. L'Assemblée, en approuvant ce rapport, donne quitus au trésorier pour dégager sa responsabilité. Le projet de budget qui suit peut faire l'objet d'un vote.
L'Assemblée Générale peut également procéder à l'élection et au renouvellement des membres du Comité Directeur selon une périodicité définie par les statuts. Elle délibère sur les questions diverses qui lui sont soumises par ordre du jour.
L'Assemblée Générale est dite "constitutive" lors de la création, "ordinaire" lorsqu'elle est prévue à période régulière dans les statuts et "extraordinaire" quand elle est réunie pour une raison exceptionnelle dans des conditions prévues par les statuts.

c) Le comité directeur ou conseil d'administration
Les statuts prévoient la composition et le mode de nomination des membres de ce comité. Il comprend :
— au minimum six membres élus par l'assemblée générale. Ce comité est, en général, élu pour quatre ans, mais il peut être renouvelé en partie tous les ans ou tous les deux ans selon les statuts ;
— des membres de droit prévus par les statuts de certaines grandes associations (fédérations, comités ou associations multisports avec plusieurs sections). Il s'avère en effet souvent nécessaire d'adjoindre systématiquement certaines personnes non élues aux travaux du comité directeur. Cela peut être le cas pour les administrateurs, les responsables de section ou de commission ;
— des membres cooptés désignés par le conseil lui-même qui peut estimer utile la présence de certaines personnes comme des cadres techniques et officiels par exemple.
Le comité directeur assure en principe les pouvoirs de décision, mais ces réunions n'étant pas fréquentes (2 à 4 fois par an selon certains statuts), il ne peut arrêter que des décisions d'ordre général définissant les grandes orientations de la politique du club. Il joue un peu le rôle de "conseil des sages" du club. Les vraies décisions sont prises en fait au sein du bureau dont les membres sont nommés par le conseil d'administration. Le conseil d'administration élit le président du club qui devra être accepté par un autre vote de l'assemblée générale.

d) Le bureau exécutif
Il prend toutes les décisions courantes en s'inspirant des grandes lignes fixées lors des réunions du comité directeur. Le bureau se compose du président, du trésorier, du secrétaire et d'adjoints d'un nombre variable selon l'importance du club (le plus souvent : un vice-président, un secrétaire adjoint et un trésorier adjoint).

Le président : il est responsable du club et le représente dans tous les actes de la vie civile, jusqu'en justice s'il y a lieu. Son importance lui donne voix prépondérante en cas de partage égal des voix. Un bon président devra faire preuve de capacité d'animation, être un catalyseur de toutes les énergies pour obtenir un rendement optimum de chacun. Il signe les chèques et doit entériner les décisions prises à tous les niveaux.

Le secrétaire : il a un rôle d'enregistrement, de classement, d'information et d'organisation essentiel. Il assure notamment le secrétariat des réunions, l'administration générale. Il exécute les décisions du bureau et rend compte du bon déroulement des opérations. Il assure également des relations avec l'extérieur, avec les organismes administratifs et fédéraux en particulier. Il devra posséder pour cela une bonne connaissance des règlements et du fonctionnement de ces organismes. Recevant le courrier, il distribue et transmet les informations intéressant le club.

Le trésorier : il gère le budget du club. Il devra, le cas échéant, connaître la règlementation sur le droit du travail s'il y a des salariés. Il établit les prévisions de dépenses, réceptionne les recettes, exécute le budget voté, rend compte à l'assemblée générale. Il donne son avis sur toute proposition amenant une dépense nouvelle, non prévue au budget. Les chèques portent la double signature du trésorier et du président, en général.

e) Les commissions
Selon l'importance de l'association, il est quelquefois opportun de confier l'étude de problèmes spécifiques à un groupe de personnes dans un souci de gain de temps et d'efficacité. On forme alors une commission baptisée du nom du problème dont elle a la charge. On trouve ainsi des commissions d'arbitrage, de discipline, de propagande, des commissions techniques, des transports, des finances etc.
Chaque commission est autonome, se réunit à sa convenance, se compose de divers membres de l'association coordonnés par un président responsable de la commission, chargé le plus souvent de rapporter les travaux au comité directeur ou au président de l'association. Sauf accord préalable, les commissions n'ont pas de pouvoirs de décision, elles n'émettent que des propositions qui doivent être entérinées par le comité directeur et le président, seuls responsables.
Parmi ces commissions, il en est une qui intéresse plus particulièrement l'éducateur sportif qui travaillera en son sein : la commission technique.
Elle établit et définit les programmes d'entraînement et d'encadrement, veille à la détection et au perfectionnement des éléments de valeur, forme les équipes. En liaison avec la commission technique fédérale, elle communique les informations et les directives (stages et sélections nationale, compétitions...). Elle peut surveiller médicalement les pratiquants et veille plus largement à offrir les meilleures conditions de réussite aux cadres techniques et aux pratiquants de l'association.

La pyramide d'un club :

Métaphores
Noms
Statuts
Nombre
Pouvoirs
Conducteur
Bureau
Électeurs
3
 
Voix électives
Élus
Électeurs
2%
 
L'essence
Licenciés de 16 ans et plus
Électeurs
10%
 
Licenciés
Non électeurs ou électeurs
100%
Voix consultatives
Le moteur
Enseignants
Non électeurs ou électeurs
2%
 
Voix consultatives conseillées

Attention !
Bien que les enseignants ne représentent qu'un très petit pourcentage des licenciés, qu'ils ne peuvent pas être élus au bureau et/ou qu'il est possible qu'ils ne soient même pas licenciés au club, leurs poids dans une assemblée générale (voix consultatives conseillées) peut peser parfois plus que le bureau puisqu'ils sont les moteurs d'un club.
LE SECRÉTARIAT* :

Conditions d'inscription

Un tableau d'inscription est nécessaire afin de ne pas inscrire trop d'élève à un même cours dés la prise de contact.
tableaux d'inscription par cours :

Cours du vendredi de 17h30 à 18h30
Nom
Prénom
Naissance
Grade
       
Classeur à levier 180° "Active Plus" de Leitz - dos 5 cm - fermeture par élastique (entre 8 € et 11 € pièce) servant de réceptacleà toutes les pochettes transparente contenant les dossiers d'inscription. Un classeur de couleur différent par antenne, des intercalaires de couleur différente par catégorie d'âge mais identique dans chaque classeur et rangé dans l'ordre alphabétique. À partir de ce classeur, fabriquez un tableau récapitulatif des dossiers d'inscription.

Deux semaines de séance d’essaie sont accordées à titre gratuit en cas de non inscription.
Les adhérents ont une période d’un mois pour remettre le dossier d’inscription complet rempli et signé
Les dossiers d’inscription seront remis agrafé dans une pochette plastique avec en tête la fiche récapitulative de case à cocher. Ce dossier comportera :
- la fiche récapitulative de case à cocher (à ne pas remplir)
- Le règlement intérieur signé
- La fiche d’inscription remplie et signée
- L’autorisation parentale remplie et signée
- L’autorisation de droit d’image remplie et signée
- le certificat médical (Article L3622 du code de santé publique) attestant l'absence de contre-indication à la pratique du jùdô y compris en compétition rempli, tamponné et signé par un médecin
- La licence remplie et signée
- Une petite enveloppe avec nom, prénom, année de naissance

Autoriser ou fournir
- une 1re photographie d’identité récente avec son nom, son prénom, son année de naissance ainsi que la saison en cours au dos
- une 2e photographie d’identité récente pour les adhérents non-maternelle et ne possédant pas de passeport sportif datant de moins de 8 ans

L'enveloppe servira à recueillir :
- le paiement

Tout changement d’adresse ou de numéro de téléphone fixe ou portable doit être communiqué au club dans des délais raisonnables

tableaux de gestion :
Les dossiers d'inscription :

Nom
Prénom
Phographie
Inscription
Droit d'image
Licence
Certificat
Paiement
Mode
trassabilité
passeport
recueil d'infos
couverture
compétition
couverture
compétition
couverture
financement
trassabilité
Les informations :
Nom
Prénom
Date
Naissance
Passeport
Grade
Poids
Taille
Adresse/
Courriel
Noms des
Responsables
Professions Responsables
Téléphones
Responsables
trassabilité
caté. d'âge
pédagogie
compétition
pédagogie
catégorie
jùdôgi
communication
trassabilité
sécurité
recherche
bénévoles
sécurité

 

LA TRÉSORERIE*

Paiement
Carnet de reçu (1,85 €) tamponné par le club avec le montant, la date d’encaissement désiré, l’objet et le nom de l’adhérent concerné servant de base à la comptabilité.
Caisse à monnaie d'environ 15 € pour garder à l'abris l'argent et le carnet de reçu.
On peut également y mettre un stylo et des enveloppes. À partir de ce classeur, fabriquez un tableau récapitulatif des paiments avec la date d’encaissement désiré si c'est un chèque, la date de remise si c'est du liquide, l’objet et le nom de l’adhérent.

Le montant du paiement (210 €/an) comporte l'adhésion, la licence et la cotisation :
- Le montant de l'adhésion (18 €/an) est l'argent qui revient au club pour tous les frais administratifs (fixé et révisé annuellement par le club)
- Le montant de la licence (33 €/an) est l'argent qui revient à la Fédération Française de Jd (fixé et révisé annuellement par la Fédération Française de Jd)
- Le montant de la cotisation (160 €/an) est l'argent qui est utiliser pour financer les différents services dispensé par le club (fixé et révisé annuellement par le club)
- 8 euros pour les adhérents non-maternelle et ne possédant pas de passeports sportif datant de moins de 8 ans.
La cotisation doit être réglée intégralement à l’inscription.
La cotisation annuelle peut être payée en 3x70 €.
Tout trimestre commencé est dû.
1er trimestre : du premier jour d'octobre inclus au dernier jour de décembre inclus
2e trimestre : du premier jour de janvier inclus au dernier jour de mars inclus
3e trimestre : du premier jour d'avril inclus au dernier jour de juin inclus
La montant du paiement des élèves s'inscrivant du premier jour de septembre inclus au dernier jour de septembre est de 32 euros (c'est dire le montant de la licence)
Une remise de 20 euros est accordée aux parents ayant plusieurs enfants inscrits la même année.

Un adhérent :
 
Septembre
1er trimestre :
Oct-Nov-Déc
2e trimestre
Janv-Févr-Mars
3e trimestre
Avr-Mai-Juin
Arrivée
40 € (33 € pour les anciens)
218 € (210€ pour les anciens) - 186€ pour ceux ayant commencé en septembre soit 70€ x 2 + 38€ + 8€ (178€ pour les anciens)
148€ (140€ pour les anciens)
78€ (70€ pour les anciens)
Remboursement de départ
0 €
140 €
70 €
0 €
Deux adhérents de la même famille :
 
Septembre
1er trimestre :
Oct-Nov-Déc
2e trimestre
Janv-Févr-Mars
3e trimestre
Avr-Mai-Juin
Arrivée
80 € (64 € pour les anciens)
416 € (400€ pour les anciens)
-
352€ pour ceux ayant commencé en septembre soit 140 x 2 + 56€ + 8€ x 2 (336€ pour les anciens)
276 € (260 € pour les anciens)
136 € (120 € pour les anciens)
Remboursement de départ
0 €
260 €
120 €
0 €

Le remboursement :
Seul un certificat médical (Article L3622 du code de santé publique) de contre-indication à la pratique du Jd ou Jùjutsu ou une attestation de changement de domicile pourra justifier un remboursement.

Mode de paiement

Tous paiements en liquide sera systématiquement remis dans une enveloppe ouverte avec le montant, la date, l’objet et le nom de l’adhérent concerné. Après vérification de l’enseignant, l’enveloppe sera refermée et une attestation de paiement sera remis systématiquement où figureront le montant, la date, l’objet et le nom de l’adhérent concerné.
Au dos des règlements par chèque, il doit être inscrit l’objet et le nom de l’adhérent concerné. une attestation de paiement sera également remis systématiquement où figureront le montant, la date, l’objet et le nom de l’adhérent concerné.

* Une tel charge de travail ne peut être assurées que par un enseignant à temps plein (et certainement pas par les enseignants à temps partiel !). Fréquemment, les clubs ne peuvent pas employer un enseignant à temps plein. C'est la raison pour laquelle, la plupart de ces fonctions sont très souvent assurées par des bénévoles du club selon leur nombre (tai), leurs compétences (ghi) et leurs degrés d'investissement (shin).

L'ÉVOLUTION D'UNE ASSOCIATION

Dans un premier temps, des personnes "noyau de base", ayant des buts, une passion ou des intérêts non-lucratifs qui se rejoignent, s'associent pour mettre en commun leurs ressources pendant leurs temps libres. Ils se structurent pour perdurer durablement puis s'officialise en associations loi 1901 à but non lucratif pour obtenir des ressources financières. Pour respecter la loi ou par manque de compétences, ces personnes sont parfois obligées d’employer les services de professionnels pour pratiquer certaines activités. (en aucun cas, le but ne peut être de créer des emplois aux salariées qui le composent : les salariés sont des moyens et non des buts)
Dans un deuxième temps, des personnes ne souhaitant pas rejoindre le "noyau de base" car n'ayant pas cette représentation mais celle d'une entreprise qui dispense des services contre rémunération, se rattachent à l'association. À mesure qu'elle grandit, l'association se retrouve devant de plus en plus grandes difficultés à subvenir à leurs besoins en ressources humaines. Les professionnels deviennent la ressource humaine principale et supporte des conditions de travail de plus en plus exigeantes.
Si cette situation perdure et que le noyau de base n'est pas renouvelé par défaut de gestion et si le noyau de base n'est pas constitué de jùdôka au sens originel du terme, celui-ci peut adopter des comportements mégalomaniacs (surestimation de ses capacités qui se traduit par un désir immodéré de puissance et un amour exclusif de soi) entraînant une direction sans communication, sans consultation, buté, bafouant toutes les règles (éthiques, règlementaires et légales) et basé sur le tape à l'œil.

Dans un troisième temps, le noyau de base s'agrandit sous forme de commissions structurées autour d'une nouvelle définition de répartition de tâches à effectuer basée sur le nombre (tai), les compétences (ghi) et les degrés d'investissement (shin) de chacun.